Se você tem uma microempresa, empresa de médio ou grande porte, independente da área de atuação, se é serviços, comércio ou indústria precisa entender os diferentes tipos de notas fiscais que podem ser emitidas. Basicamente, existem dois tipos principais:
- Nota Fiscal de Produto (NF-e): Emitida para registrar a venda de mercadorias, deve ser gerada no site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado onde a empresa está cadastrada.
- Nota Fiscal de Serviço (NFS-e): Utilizada para a prestação de serviços, sua emissão ocorre no portal da prefeitura correspondente à sede da empresa.
Mas antes de começar a emitir notas fiscais eletrônicas, sua empresa precisa seguir alguns passos importantes. Esse processo pode parecer burocrático inicialmente, mas é de suma importância para manter a regularidade fiscal do negócio. Confira os principais passos:
1. Definir o Tipo de Nota Fiscal
O primeiro passo é entender qual tipo de nota sua empresa deve emitir. Será uma nota de produto (NF-e), de serviço (NFS-e) ou uma nota fiscal do consumidor (NFC-e)? Essa escolha depende do ramo de atividade da empresa e do enquadramento fiscal. Além disso, é necessário verificar a situação cadastral do negócio junto aos órgãos competentes para garantir que esteja apto a emitir os documentos fiscais necessários.
2. Adquirir um Certificado Digital
O certificado digital é essencial para a emissão de notas fiscais eletrônicas. Ele funciona como uma assinatura digital, garantindo a autenticidade do documento e a segurança das operações realizadas online. Existem diferentes tipos de certificados, sendo o modelo A1 (arquivo digital) e o A3 (dispositivo físico, como um token ou cartão) os mais utilizados. Lembre-se: sem ele não tem como emitir a nota!
3. Credenciamento nos Órgãos Fiscais
Para obter a autorização para emissão das notas fiscais, é necessário se credenciar junto aos órgãos responsáveis:
- Nota Fiscal de Produto (NF-e) e Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e): O credenciamento deve ser feito na Secretaria Estadual da Fazenda (SEFAZ) do estado onde a empresa está registrada. Algumas Sefaz exigem a instalação de um software específico para emissão das notas.
- Nota Fiscal de Serviço (NFS-e): A solicitação deve ser realizada na Secretaria Municipal de Finanças, Fazenda ou órgão equivalente da cidade onde a empresa tem sede. Algumas prefeituras possuem sistemas próprios para a emissão das notas.
4. Escolher um Sistema para Emissão das Notas
Embora seja possível emitir notas fiscais manualmente pelos sistemas disponibilizados pelos órgãos governamentais, muitos empreendedores optam por automatizar esse processo utilizando softwares especializados. Existem opções gratuitas fornecidas pelo governo e também sistemas pagos, normalmente integrados a plataformas de contabilidade(ERP), que oferecem mais funcionalidades, como integração com o controle financeiro da empresa.
Escolher a forma de emissão e com tudo regularizado é importante para manter a regularidade fiscal do seu negócio e também fundamental para evitar problemas com o fisco e garantir uma operação segura e transparente. Seguindo esses passos, a emissão de notas fiscais se tornará um processo simples e eficiente no dia a dia da sua empresa.
Qualquer dúvida quanto a emissão de notas fiscais, impostos ou outros tópicos relacionados a esse assunto, é fundamental que entre em contato com o contador do seu negócio.